Le Syndic: pour la Gestion quotidienne et les Travaux
LA COPROPRIÉTÉ
Un syndic est élu par les copropriétaires pour gérer la copropriété, exécuter les décisions de l’assemblée générale et assurer le suivi des travaux. Syndic et conseil syndical doivent collaborer en bonne entente.
Toute copropriété doit être administrée par un syndic professionnel ou bénévole, dont les principales missions sont définies par la loi. Le syndic détient un rôle capital dans la gestion de la copropriété. Il est notamment chargé de veiller en permanence à l’application des dispositions du règlement de copropriété et de mettre en oeuvre les délibérations de l’assemblée générale. Tout au long de son mandat, il doit s’assurer du bon entretien des parties communes de l’immeuble et des équipements collectifs. Tout syndic autre que bénévole doit posséder une carte professionnelle, sur laquelle est indiquée sa spécialisation, c’est-à-dire “gestion immobilière délivrée par la préfecture. Il doit également disposer d’une garantie financière et d’une assurance de responsabilité professionnelle.
LES MISSIONS DU SYNDIC
Que signifie gérer au quotidien une copropriété? Cela implique de faire en sorte que les copropriétaires se sentent en sécurité et vivent confortablement, que les parties et équipements communs soient correctement entretenus, et les charges maîtrisées. À cet effet, le syndic doit établir un budget prévisionnel adapté et le soumettre au vote de l’assemblée générale. Au-delà de la gestion quotidienne, et toujours pour le bon entretien de l’immeuble, le syndic doit, au moins tous les 3 ans, proposer le vote de provisions spéciales en vue de faire face aux travaux de rénovation, généralement coûteux, susceptibles d’être nécessaires dans les 3 années à venir. Tous ces appels de fonds pour l’entretien courant ou pour des travaux spécifiques sont versés sur un compte bancaire au nom du syndicat des copropriétaires. Le syndic doit rendre compte de sa mission et des comptes aux copropriétaires tous les ans, lors de l’assemblée générale.
Attention : Un syndic peut avoir des intérêts financiers dans une entreprise d’assurances ou de travaux, ou avec un fournisseur. Si tel est le cas, il doit en informer le syndicat et faire accepter par vote tout contrat passé avec cette entreprise.
LES RESPONSABILITÉS DU SYNDIC
Le syndic est le représentant légal du syndicat dans tous les actes civils et en justice, et il est seul responsable de sa gestion. En cas de fusion de plusieurs syndics, la nouvelle entité juridique doit obtenir un nouveau mandat de l’assemblée générale. Pour exécuter ses missions, le syndic confie à des collaborateurs, sous son contrôle, la gestion d’un certain nombre de copropriétés et la tenue de leurs assemblées générales. Des gestionnaires sont détenteurs d’une attestation établie par l’employeur et visée par le préfet. Après avoir obtenu l’autorisation de l’assemblée, le syndic peut agir au nom du syndicat si ce dernier est amené à attaquer une entreprise ou un copropriétaire devant les tribunaux. Si le syndicat est attaqué, le syndic peut le défendre sans attendre l’autorisation de l’assemblée.
Responsabilité civile du Syndic
Bénévole ou professionnel, le syndic peut voir sa responsabilité civile engagée s’il commet des fautes de gestion (infractions répétées au règlement de copropriété, négligence ou carence ayant entraîné un préjudice, dépassement de pouvoirs, violation de la réglementation.. .). S’il a commis une erreur lors d’un règlement à un fournisseur ou à une entreprise, et s’il ne récupère pas les sommes indûment payées, il doit les prendre à sa charge. Il en va de même pour les indemnités facturées par un prestataire en raison de retards de paiement.
Responsabilité pénale du syndic
Le syndic engage sa responsabilité pénale pour des délits résultant du non- respect des règles de la profession ou des règlements administratifs (absence de carte professionnelle, non-exécution d’un ravalement obligatoire, d’un ramonage, de travaux prescrits par l’autorité administrative en matière d’hygiène ou de sécurité). Il peut également être inculpé à la suite d’un accident causé par un défaut d’entretien.
LES TÂCHES DU SYNDIC
Pour mener à bien ses missions, le syndic doit exécuter régulièrement des tâches administratives et comptables, et assurer le suivi des travaux dans la copropriété.
Rôle administratif
Le syndic organise les assemblées générales et en établit les procès-verbaux, dont il tient le registre. Il met à jour la liste des copropriétaires et de leurs lots. Non seulement le syndic doit conserver la totalité des archives ayant trait à la copropriété, mais encore il doit pouvoir les retrouver aisément en cas de besoin. On distingue les archives “vivantes’, utiles à la gestion courante, qui doivent être à portée de main, et les archives “dormantes qui peuvent être classées tout en restant accessibles.
Le syndicat des copropriétaires est ‘employeur du personnel de l’immeuble, mais le contrat de travail est signé par le syndic, qui se charge de l’engager, voire de le congédier. Le syndic doit respecter la convention collective et faire voter toute augmentation de salaire. En cas de contestation d’un employé, c’est le syndicat qui est assigné devant le conseil des prud’hommes.
Le syndic doit souscrire une assurance multirisque habitation et, lors de travaux, prendre une assurance dommages- ouvrage, Il peut également souscrire de nouveaux contrats annuels, s’ils sont obligatoires ou jugés utiles, après mise en concurrence et vote à l’assemblée.
Attention : Une assurance dommages-ouvrage est obligatoire pour les travaux couverts par une garantie décennale. Elle est d’autant plus importante qu’elle permet à la copropriété d’obtenir le préfinancement de la reprise de travaux mal exécutés sans avoir à recourir au tribunal.
Rôle comptable
Le syndic est responsable des engagements de dépenses. Au moment de l’élaboration du budget annuel, il doit veiller à lister les dépenses courantes (voir encadré page 101) liées à la copropriété et à évaluer leur coût. Pour les prestations particulières, notamment les travaux, il doit s’assurer qu’il dispose bien des fonds nécessaires au règlement des entreprises. Lors de la programmation et du vote de travaux coûteux (ravalement, rénovation de chaufferie...), il doit faire voter les appels de fonds spéciaux par l’assemblée en tenant compte de la date effective des travaux (signature du contrat, étapes du chantier, réception). Le syndic doit aussi surveiller e règlement des charges par les différents copropriétaires.
Par ailleurs, il est indispensable que le syndic prenne le temps de comparer les devis, vérifier les factures, contrôler le passage effectif et les interventions des entreprises chargées de l’entretien avant de renouveler leurs contrats, et de vérifier si les travaux supplémentaires facturés ne sont pas dus au titre du contrat annuel. Il doit également suivre l’évolution des consommations (et des tarifs des contrats), pour repérer les dérives et y remédier. La loi impose de présenter le budget annuel pour les dépenses courantes, soumis au vote de l’assemblée, en le comparant à celui de l’année précédente.
Suivi des Travaux
Responsable du bon entretien de l’immeuble, le syndic doit remédier aux dégradations constatées par les copropriétaires ou par lui-même lors d’une visite, en préparant un dossier, à soumettre à l’assemblée. Pour faire exécuter les travaux, il doit sélectionner les entreprises possédant une compétence reconnue et contrôler les références de leur police d’assurance. À la fin des travaux, le syndic procède à la réception et inscrit les réserves éventuelles dans le procès-verbal, et, bien entendu, il veille à ne pas régler le solde avant la levée des réserves. Des négligences dans la conduite des travaux peuvent engager sa responsabilité professionnelle, et les copropriétaires qui, de ce fait, ont subi des dommages Sont en droit de lui demander réparation.
Attention : Après avoir consulté le conseil syndical, le syndic a la possibilité d’entreprendre, sans attendre l’assemblée générale annuelle, des travaux urgents, sans lesquels la sécurité des copropriétaires ne serait plus assurée ou une détérioration de l’immeuble serait amplifiée.
LE CONTRAT DU SYNDIC
Le contrat proposé par le syndic est en général un contrat type, mais il est négociable. Le conseil syndical doit vérifier si son contenu est correctement adapté à la taille et aux caracté4stiques de la copropriété. Le contrat indique toutes les références administratives du syndic, liste ses missions, ses tâches courantes et ses prestations particulières, et détaille sa rémunération
Durée du mandat
Le syndic est élu pour un mandat d’une durée de 1 à 3 ans, renouvelable. Il doit veiller à se faire réélire avant l’expiration de son mandat et resoumettre, à cette occasion, son contrat à l’assemblée. Un contrat de 3 ans peut être résilié par le syndicat de copropriétaires avant l’échéance de son terme si le syndic a commis une faute importante. Une révocation injustifiée peut cependant coûter des dommages et intérêts aux copropriétaires. Par ailleurs, un syndic peut également démissionner, par exemple en cas d’incompatibilité aggravée.
Rémunération du syndic
Les honoraires des syndics sont libres, mais ces derniers doivent respecter certaines règles quant à la publicité de leurs prix et à l’information de leurs clients. Il faut donc demander des devis aux prestations détaillées, et les comparer en prenant bien tous les éléments en considération. Le syndic fait une proposition tenant compte de la dimension de la copropriété et de ses équipements, mais aussi de sa bonne tenue et de l’implication potentielle du conseil syndical. Son devis comporte des prix forfaitisés et fixes pour les tâches courantes, calculés selon le nombre de lots. Les prestations ponctuelles s’ajoutent au cas par cas à la rémunération annuelle du syndic. Leur prix est évalué selon un barème indicatif ou en pourcentage du montant hors taxes des travaux. La rémunération d’un nouveau syndic, négociée par le conseil syndical, est soumise au vote à l’assemblée. Ces honoraires sont imputés sur les charges générales.
Remplacement du syndic
La décision de remplacer un syndic ne doit pas se faire pas à la légère. Le conseil syndical doit analyser objectivement la situation, sans se laisser influencer par quelques copropriétaires irritables. Une fois la décision prise, il faut rechercher les syndics potentiels et analyser leurs propositions, inscrire la question à l’ordre du jour et présenter le candidat retenu à l’assemblée générale, qui doit ratifier ce choix. Si le mandat du syndic expire avant l’assemblée générale, il faut alors faire appel à un administrateur provisoire. Dans tous les cas, il faut essayer une séparation à l’amiable. La passation s’effectue en deux temps. Le syndic partant continue d’assurer la gestion courante (factures, salaires...) jusqu’à la prise de fonctions complète du nouveau syndic. Dans un délai de 1 mois, il doit remettre au nouveau syndic la situation de trésorerie, la totalité des fonds disponibles et l’ensemble des archives. Dans un délai de 2 mois, l’ancien syndic verse à son remplaçant le solde des fonds après apurement des comptes, et il lui communique (‘état des comptes des copropriétaires et du syndicat. Le nouveau syndic peut se faire aider par le conseil syndical, qui est au courant des dossiers et possède ses propres archives.
LES TÂCHES COURANTES
Les tâches courantes effectuées par le syndic sont couvertes par les honoraires votés et verses au syndic. Elles ont fait récemment l’objet d’un accord entre les organisations représentant les professionnels, l’Administration et les associations de consommateurs.
Il s’agit par exemple de:
• la préparation et la tenue de l’assemblée générale annuelle;
• l’établissement et la tenue des comptes de charges courantes;
• la reproduction et la diffusion des documents;
• la souscription d’assurances et la déclaration de sinistre;
• la Question et la conservation de toutes les parties communes;
• la gestion des employés d’immeuble;
• l’étude de sécurité des employés;
• la tenue du carnet d’entretien;
• la tenue du compte bancaire séparé;
• la Question des frais d’enregistrement d’une vente ou des frais de transmission d’un dossier;
• la mise à jour de la liste des copropriétaires.
Bon à savoir
Le syndicat doit remplir un questionnaire d’évaluation des risques pour la santé et la sécurite des personnes employées par la copropriété (poubelles, produits ménagers, échelles.,.). Il existe des listes types. Ce document est mis à jour chaque année, et des sanctions pénales sont appliquées en cas de négligence.
UN SYNDIC PROCHE
En cas de changement de syndic. mieux vaut rechercher tout d’abord les syndics situes à proximité de la copropriété. Les contacts peuvent en être simplifiés, et les venues du syndic sur le site, plus rapides.
LE CARNET D’ENTRETIEN
Le syndic doit établir et tenir à jour un carnet d’entretien de l’immeuble. Celui- ci doit référencer les contrats d’assurance, d’entretien et de maintenance, les travaux effectués au fur et à mesure des années ainsi que les entreprises qui les ont réalisés.
[e carnet d’entretien peut contenir les seules mentions obligatoires, et sa mise à jour est alors comprise dans les honoraires du syndic. Mais il peut également constituer un outil de suivi et de prévision des travaux, qui répertorie tous les équipements existants et le gros oeuvre à surveiller.
Une rémunération complémentaire peut alors être accordée par contrat au syndic. Tout acquéreur peut consulter le carnet d’entretien de l’immeuble. C’est le propriétaire vendeur qui doit obtenir à ses frais une copie du carnet et le remettre au postulant acquéreur, et non le syndic.