La Copropriété : Une cohabitation aux règles bien définies
LA COPROPRIÉTÉ
Devenir copropriétaire implique de partager la vie des habitants de l’immeuble. Chaque copropriétaire a des droits et des obligations. Les copropriétaires élisent un conseil syndical, qui assure le relais vis-à-vis du syndic.
Que signifie être copropriétaire ? Un immeuble ou une résidence, voire un lotissement, est divisé en lots de copropriété. Un copropriétaire est propriétaire d’un lot, qui comprend une partie privative, réservée à son usage personnel, et une quote-part de parties communes. La cohabitation des différents copropriétaires, ou de leurs locataires, ne va pas toujours de soi. Le règlement de copropriété, document contractuel, établit les règles qui doivent être respectées par chacun des copropriétaires. Il doit être conforme à la loi du 10 juillet 1965, mais avec une grande latitude quant au niveau de précision et peut prévaloir sur une loi plus minimaliste. Par conséquent, un règlement de copropriété est plus ou moins détaillé ou restrictif. Il est indispensable de le lire attentivement avant de signer la promesse ou le compromis de vente.
Un copropriétaire est, de fait, membre du syndicat, qui représente l’ensemble des copropriétaires et s’exprime en votant en assemblée générale. Il est représenté auprès du syndic, auquel il est uni contractuellement, par un conseil syndical. De la qualité des relations de ces trois entités que sont le syndicat des copropriétaires, le conseil syndical et le syndic dépend le bon fonctionnement d’une copropriété.
LE RÈGLEMENT DE COPROPRIÉTÉ
C’est en quelque sorte la charte des copropriétaires. Il a un rôle prépondérant puisqu’il délimite les droits de chacun, leur contribution aux dépenses et les règles pour vivre en harmonie. Il précise notamment la destination des parties privatives et communes, ainsi que les conditions de leur utilisation.
LE SYNDICAT DES COPROPRIÉTAIRES
Tout copropriétaire fait partie d’office du syndicat des copropriétaires. Le syndicat est une personne juridique distincte de celle de ses membres, qui exerce son pouvoir par l’intermédiaire d’un syndic professionnel ou coopératif. Les décisions du syndicat sont prises en assemblée générale, qui se réunit une fois par an, en présence du syndic.
Le rôle du Syndicat
Le syndicat des copropriétaires doit faire en sorte que l’immeuble reste en bon état, qu’il soit confortable et offre un niveau de sécurité pour ses occupants. Le syndicat doit par conséquent veiller à ce que les parties communes et les équipements collectifs soient correctement entretenus et rénovés quand cela se révèle nécessaire. Il peut également être conduit à acheter des biens ou à vendre des parties communes dans l’intérêt de la collectivité. Le syndicat doit faire respecter le règlement de copropriété, vérifier que les activités des copropriétaires correspondent bien à la destination de l’immeuble et que les occupants respectent les parties communes. Le syndicat est aussi responsable de la bonne répartition des charges. Lorsque cela est souhaitable, il peut proposer la modification du règlement de copropriété lors de l’assemblée générale.
Les responsabilités du syndicat
En tant que personne juridique, le syndicat des copropriétaires peut-être poursuivi en justice ou engager lui-même une action judiciaire en faveur de l’intérêt collectif. Il peut, par exemple, être poursuivi en justice pour des dommages causés à des copropriétaires ou à des tiers, pour des dommages commis par ses employés au cours de leur service, ou encore s’il n’a pas fait respecter le règlement de copropriété.
Lorsque les nuisances sont dues à un vice de construction (défaut d’étanchéité, mauvaise isolation phonique...), le syndicat doit se retourner contre l’entrepreneur qui a mal exécuté les travaux. Sa responsabilité peut également être engagée pour un défaut d’entretien des parties communes (étanchéité) ou d’un équipement collectif (chaudière). Mais le syndicat peut aussi faire appel à la justice, par exemple contre des copropriétaires fauteurs de troubles.
LA CONSTITUTION DU CONSEIL SYNDICAL
Tout syndicat de copropriétaires doit désigner un conseil syndical, dont les membres sont élus, parmi les candidats, lors de l’assemblée générale annuelle.
Devenir membre du conseil syndical
Le nombre des conseillers peut être précisé dans le règlement de copropriété, ou encore être voté par l’assemblée. S’il faut être au moins deux pour former un conseil, un nombre impair est préférable pour qu’une majorité puisse se dégager. Dans les grandes copropriétés, il vaut mieux élire aussi des suppléants, car le conseil n’est plus considéré comme représentatif si plus d’un quart des sièges est vacant. Les copropriétaires et leurs conjoints ou assimilés, leurs représentants légaux, les associés d’une société immobilière peuvent faire partie du conseil syndical. Un conjoint non propriétaire peut être éligible en qualité de mandataire. Les concierges ou autres employés propriétaires sont également éligibles, ce qui peut parfois poser problème si leurs fonctions sont en cause, étant à la fois juge et partie.
En l’absence de candidats
La durée d’un mandat du conseil est de 3 ans au maximum, renouvelable. Un conseiller peut se retirer avant la fin du mandat. Le renouvellement du mandat du syndic et celui du conseil syndical ne sont pas concomitants. En l’absence de candidats, ou lorsqu’ils ne sont pas élus, les copropriétaires peuvent demander au juge, via le syndic, de désigner les membres du conseil. Une autre solution consiste à renoncer à constituer un conseil, quitte à le rétablir ultérieurement. Les conseillers sortants ont donc intérêt à préparer leur succession.
Attention : La renonciation à former un conseil syndical ne vaut pas pour les syndicats coopératifs.
L’élection du président
Les membres du conseil syndical élisent à la majorité l’un d’entre eux comme président du conseil (et non l’assemblée, afin d’éviter les pressions éventuelles). Le président devient l’interlocuteur privilégié du syndic, ce qui signifie qu’il doit pouvoir prendre le temps nécessaire à l’accomplissement correct de sa mission. En cas de défaillance du président, le conseil syndical peut le démettre de ses fonctions.
LE FONCTIONNEMENT DU CONSEIL SYNDICAL
La loi ne comporte pas de dispositions précises quant au fonctionnement du conseil syndical. Si le règlement de copropriété ne prévoit rien, il revient éventuellement à l’assemblée générale de l’organiser. Cette précaution s’avère surtout utile lorsqu’il s’agit de grandes copropriétés.
Le rôle du président du conseil
Depuis un décret de mai 2004, le conseil syndical doit rendre compte de l’exécution de sa mission lors de l’assemblée annuelle, dans un esprit de transparence vis-à-vis des copropriétaires. C’est le président qui présente le rapport d’activité du conseil et le résultat du contrôle de la gestion du syndic. En cas de carence du syndic à organiser l’assemblée générale, le président peut la convoquer lui-même, après mise en demeure restée sans réponse pendant 8 jours. Le président a toute liberté pour se faire remettre les documents détenus par le syndic, notamment en cas de changement de syndic, avec l’aide du tribunal si nécessaire. Au sein du conseil, en cas de partage égal, la voix du président est prépondérante.
L’assistance de spécialistes
Le conseil syndical peut ouvrir ses réunions à un ou plusieurs copropriétaires ayant des connaissances sur le sujet à traiter. Cependant, tous les syndicats n’ont pas la chance d’avoir des spécialistes parmi leurs copropriétaires. Le conseil peut alors se faire assister selon ses besoins en expertise technique, juridique ou comptable. Par exemple, il peut faire appel à un notaire pour une modification du règlement de copropriété, à un architecte pour certains travaux, à un ingénieur pour une question technique. Les honoraires sont des charges communes générales, réparties au prorata des millièmes et réglées par le syndic.
LES MISSIONS DU CONSEIL SYNDICAL
Le rôle principal du conseil syndical est à la fois d’assister et de contrôler le syndic. Il est par conséquent important qu’il parvienne à établir des relations de confiance et de respect avec ce dernier, tout en restant vigilant quant à la gestion menée par celui-ci. C’est au conseil syndical de faire part au syndic des souhaits et des résolutions des copropriétaires. Il peut se réunir sans solliciter la présence du syndic. En revanche, dans certains cas, le syndic est obligé de consulter le conseil.
L’assistance et le contrôle du syndic
Le conseil syndical donne son avis au syndic sur toutes les questions qui concernent le syndicat.
Le syndic a l’obligation de le consulter avant tout engagement de travaux et de contrat, à partir d’un montant fixé par l’assemblée. Cette disposition sert à encadrer le pouvoir de gestion du syndic pour conclure seul certains contrats (entretien, assurances).
Le conseil fait part de ses remarques préalablement ou lors de l’assemblée. La Commission relative à la copropriété préconise que les avis donnés soient consignés dans un registre spécial. Le conseil doit également être consulté pour lancer un appel de fonds lors de travaux à réaliser en urgence.
Le conseil syndical est associé à la préparation de l’ordre du jour de l’assemblée générale et du budget. Il est ensuite chargé de suivre l’application par le syndic des résolutions votées par l’assemblée. Lors de travaux, le conseil participe à l’appel d’offres des entreprises ou recherche de son côté des entreprises concurrentes de celles qui sont sélectionnées par le syndic.
Le contrôle des comptes peut se faire également en fin d’exercice, mais il est plutôt recommandé de suivre au fur et mesure les devis et les factures, dès leur émission, ou encore d’effectuer des contrôles trimestriels.
Les missions par délégation
L’assemblée des copropriétaires peut autoriser le syndic à effectuer des dépenses identifiées jusqu’à un montant plafonné, tout en pouvant exiger que le conseil syndical soit consulté. Cette délégation permet au syndic engager des études ou des expertises sur des travaux d’entretien qui seront soumis plus tard aux copropriétaires. L’assemblée peut également déléguer une mission particulière au conseil pour conclure un contrat, faire un appel d’offres, choisir un devis de travaux, suivre un chantier...
Le relais des copropriétaires
Assurer une transparence de la gestion et tenir les copropriétaires informés tout au long de l’année, de l’avancée des projets ou de la résolution d’incidents favorise et entretient les relations avec les copropriétaires. Le conseil syndical peut d’ailleurs les réunir de façon informelle pour préparer l’assemblée.
Les membres du conseil ont accès à tous les documents détenus par e syndic, qu’il s’agisse des archives, des pièces comptables ou des documents techniques. Par souci de coordination, le président se charge en général de les obtenir auprès du conseil, mais le syndic ne peut refuser de répondre à la demande isolée d’un membre du conseil. Selon la nature de la pièce, la communication se fait par remise ou envoie d’une copie, ou par consultation sur place.
Au moment de l’examen des comptes, mieux vaut que le conseil ait à sa disposition les différentes pièces, plutôt que d’effectuer le contrôle dans le cabinet du syndic.
Bon à savoir
Les salariés de la copropriété (gardien, femme de ménage, jardinier…) sont les employés du syndicat des copropriétaires, et non ceux du syndic. En revanche, mandaté par le syndicat, celui-ci signe leur Contrat de Travail, qui doit respecter la convention collective.
UN CONSEIL REACTIF
Le conseil peut réagir à la suite d’augmentations anormales de charges, puis faire en sorte que l’on en recherche la cause. Il peut également demander une renégociation de contrats annuels d’assurance ou d’entretien.
LA RESPONSABILITÉ DU CONSEIL
Le conseil syndical en tant que tel ne peut être mis en cause en cas de faute, mais la responsabilité des membres du conseil, individuellement peut-être engagée. Néanmoins, en tant que bénévoles et assurant une mission de conseil, ils ne voient leur responsabilité civile mise en jeu qu’à titre exceptionnel, sauf s’ils commettent un faute grave dans le contrôle de la gestion du Syndic ou s’ils engagent des dépenses sans avoir obtenu de délégation.
LE SYNDICAT SECONDAIRE
Dans une résidence comprenant grand nombre d’immeubles indépendants les uns des autres, il est possible de scinder le syndicat des copropriétaires en plusieurs parties. Chacune d’elles forme un syndicat secondaire, qui fonctionne comme un syndical principal; il est doté d’un conseil syndical et peut avoir son propre syndic. Cette démarche permet de faciliter la gestion et les prises de décision, notamment en ce qui concerne les travaux. Mais elle ne peut être entreprise qu’après modification du règlement de copropriété, avec une nouvelle répartition des charges. Le syndicat secondaire est représenté au conseil syndical principal et à l’assemblée générale du syndicat principal.