Les Comptes du Syndicat: Des dépenses sous contrôle
LA COPROPRIÉTÉ
Le bilan annuel doit être approuvé par l’assemblée générale. Le conseil syndical est auparavant tenu de contrôler les comptes à la clôture de l’exercice. Mais mieux vaut que ce contrôle ait lieu tout au long de l’année.
Chaque année, les copropriétaires votent un budget de fonctionnement. Le conseil syndical se doit de contrôler les comptes, et l’assemblée générale d’approuver ou non ceux de l’exercice écoulé à la majorité relative de l’article 24 (loi du 10juillet 1965). Outre les charges courantes correspondant à la gestion quotidienne inscrites au budget prévisionnel, l’assemblée peut avoir à voter des provisions pour des travaux programmés pour l’année à venir, ou encore des avances pour les travaux qui doivent être exécutés sur plusieurs années. En cas de vente d’un appartement, les avances de trésorerie sont remboursables, mais non les provisions pour charges courantes.
LES DÉPENSES COURANTES
Un budget prévisionnel estime les charges courantes pour le prochain exercice annuel, lequel ne correspond pas nécessairement à l’année civile. Chaque copropriétaire paie sa quote-part de charges courantes par avance, en général en début de trimestre. Cette provision représente un quart du budget prévisionnei voté par l’assemblée. Ces dépenses courantes sont soit des charges générales payables par tous les copropriétaires, soit des charges spéciales payables par certains copropriétaires seulement.
Prévoir le budget
Le budget prévisionnel pour les dépenses courantes est établi par le syndic avec l’assistance du conseil syndical. Mieux vaut ne pas prévoir trop juste pour les dépenses liées aux aléas climatiques (chauffage, eau, en présence d’un jardin...), sans cependant exagérer l’estimation des montants pour chaque poste de dépense.
Il est recommandé de saisir cette occasion pour analyser les évolutions, à la hausse ou à la baisse, des différents postes. Outre les charges courantes, le syndic peut prévoir des provisions budgétaires destinées à payer des travaux d’entretien courants. Ce budget prévisionnel est proposé à l’approbation de l’assemblée générale.
LES DÉPENSES EXCEPTIONNELLES
Outre le budget pour les charges courantes, des provisions pour travaux exceptionnels peuvent être demandées et votées à la même majorité que celle des travaux. Les appels de fonds seront étalés en fonction des différentes étapes du chantier et des modalités de paiement demandées par l’entreprise. Différencier les provisions pour l’entretien courant et les appels de fonds liés à des travaux spécifiques permet aux copropriétaires de mieux suivre l’évolution des charges courantes d’entretien de l’immeuble.
Les dépenses programmées
Constituer parallèlement un fonds de réserve pour de futurs travaux évite aux copropriétaires et au syndic de devoir faire face sur une année à des frais très lourds, comme ceux qui sont occasionnés par un ravalement ou par des travaux de rénovation.
Le syndicat peut se constituer un fonds de réserve pour de futurs travaux non encore votés, mais uniquement pour des travaux d’entretien, car c’est une dérogation à l’obligation de voter pour un projet précis comportant tous les éléments permettant le vote. Le syndic doit faire voter l’assemblée sur cette proposition une fois tous les 3 ans, à la majorité de l’article 25. Si la majorité absolue est obtenue, tous les copropriétaires doivent s’exécuter. Le plus souvent, ceux-ci préfèrent épargner eux-mêmes en prévision des dépenses. L’assemblée détermine le montant des avances, leur placement et l’affectation des intérêts.
Il existe une seconde possibilité : la constitution de provisions pour réaliser le programme pluriannuel de travaux adopté par l’assemblée. Cette fois, le syndicat a en main tous les éléments du dossier (prix, descriptif des travaux, entreprise retenue...). La majorité de vote suit la règle de vote des travaux. Ce sera donc celle de l’article 25 ou 26 (pour des travaux d’amélioration).
LE COMPTE SÉPARÉ
Légalement, un syndic nouvellement élu par une copropriété doit aussitôt ouvrir un compte séparé au nom du syndicat des copropriétaires, sans qu’il soit nécessaire de faire délibérer l’assemblée générale sur ce point.
Toutes les sommes ou valeurs reçues au nom ou pour le compte du syndicat des copropriétaires sont immédiatement versées sur ce compte bancaire, et les factures sont payées à partir de ce compte. Le syndicat dispose d’un chéquier et de relevés bancaires à son nom.
Les recettes de copropriété sont constituées essentiellement des quotes-parts de charges des copropriétaires, des intérêts d’une somme placée, de la vente ou de la location d’une partie commune (ancienne loge de gardien, par exemple), d’un emplacement d’affichage, d’une indemnisation à la suite d’un sinistre... Les dépenses représentent les charges courantes d’entretien et de gestion, les salaires, les contrats de maintenance, les travaux...
Une Gestion transparente
Le compte séparé facilite le suivi des recettes et des dépenses effectivement versées ou réglées, et la vérification des comptes. Le conseil syndical peut avoir la connaissance immédiate des fonds disponibles et décider, le cas échéant, le placement partiel de ces sommes sur un compte d’épargne facilement mobilisable. Le compte séparé assure également une plus grande protection des fonds déposés en cas de mise en liquidation judiciaire du syndic.
Une exception possible
Le syndicat — et lui seul — a l’initiative de voter une dérogation à la règle du compte séparé. Dans ce cas, le syndic professionnel ouvre un sous-compte pour la copropriété au sein de son propre compte. Pour éviter le compte séparé, certains syndics demandent davantage d’honoraires, même si, aujourd’hui, l’informatique facilite les actes de gestion (par virements plutôt que par chèques).
Les intérêts obtenus par un compte global peuvent être supérieurs à ceux d’un compte séparé. Encore faut-il qu’ils soient ensuite redistribués aux différentes copropriétés. Cette exception à la règle du compte séparé doit être votée par l’assemblée à la majorité de l’article 25, en précisant la durée de la dérogation. Cependant, il est recommandé de l’ajuster à la durée du contrat de syndic. Si le syndic change, cette dérogation s’arrête.
LE CONTRÔLE DES COMPTES
L’assemblée générale vote l’approbation des comptes de l’exercice annuel clôturé. Elle peut ne pas entériner certaines dépenses ou contester des factures. Il est possible d’approuver les comptes tout en émettant des réserves sur certains points, réserves qui doivent être mentionnées dans le procès-verbal.
Le contrôle continu
Vérifier les comptes périodiquement, notamment les factures par rapport aux devis ou contrats, permet au conseil syndical de repérer d’éventuelles erreurs et d’obtenir des avoirs. Le jour du contrôle annuel, le conseil n’aura plus qu’à vérifier les factures et la date des règlements, ainsi que la bonne répartition des charges. Les erreurs peuvent concerner le taux de TVA pour les travaux (5,5 % au lieu de 19,6 %), l’imputation entre les charges générales et spéciales, une facture destinée à une autre copropriété, des pénalités de retard dues au syndic... A cet effet, le conseil syndical doit pouvoir accéder à tout moment à l’ensemble des documents comptables.
Une comptabilité d'engagement
Les dépenses de l’exercice sont enregistrées dans la comptabilité, qu’elles aient été réglées ou non, et les produits encaissés ou non, dès lors que le syndicat s’est engagé à les payer et que la prestation a bien été réalisée.
Exemple : Si la dernière facture d’un contrat d’entretien annuel n’est pas arrivée à la date de clôture de l’exercice, la comptabilité la prend en compte si la visite d’entretien a eu lieu. De même, pour les travaux exceptionnels ou les fournitures, l’engagement est inscrit si la prestation a été fournie ou si la livraison a été effective.
L'approbation
Pour que le syndicat puisse voter les comptes annuels, la convocation à l’assemblée générale doit comporter l’état financier et son compte de gestion général, avec le comparatif des comptes de l’exercice précédent, le projet de budget présenté avec le comparatif du dernier budget voté, la situation de trésorerie et le récapitulatif des recettes et des dépenses (“charges et produits”) au cours de l’exercice.
Les documents doivent faire apparaître clairement la position de chaque copropriétaire vis-à-vis du syndicat. À la suite du vote, le syndic peut réclamer un supplément de charges ou il doit rembourser l’excédent perçu, selon que le solde est négatif ou positif.
L’approbation des comptes par l’assemblée n’empêche pas un copropriétaire de contester individuellement son compte vis-à-vis du syndicat.
LES RECOUVREMENTS DES IMPAYÉS
À défaut de versement de l’une de ces provisions, le syndic peut mettre le copropriétaire concerné en demeure de payer. Cette possibilité octroyée aux syndics de pouvoir faire appel à une procédure rapide a pour objectif de les aider à préserver les immeubles en bon état et d’éviter ainsi les dégradations, le développement de la précarité et l’endettement des copropriétaires.
Les copropriétaires ne sont pas solidaires du paiement des charges. Pourtant, si la trésorerie est insuffisante, le syndic peut se voir obligé de demander aux copropriétaires une participation supplémentaire aux charges, afin de pouvoir régler les factures.
Le syndic et le conseil syndical, qui doit être tenu au courant de l’existence de charges impayées, ont chacun un rôle à jouer pour éviter les impayés et intervenir rapidement. Le conseil syndical peut suggérer au syndic les modalités pratiques d’une méthode de recouvrement adaptée au débiteur et l’aider à trouver tout d’abord une solution à l’amiable avec le copropriétaire concerné, Il doit également être consulté par le syndic sur l’engagement d’une procédure judiciaire et sur le choix de celle-ci (la moins coûteuse), et ensuite veiller à sa mise en oeuvre.
La mise en demeure
Dès les premières charges impayées, après un rappel d’avis d’échéance, le syndic envoie une mise en demeure en recommandé avec avis de réception. Celle-ci fait courir les intérêts de retard, calculés au taux de l’intérêt légal sur les charges dues. Faute de règlement 30 jours plus tard, toutes les provisions de l’exercice annuel deviennent immédiatement exigibles auprès du mauvais payeur, alors qu’elles ne sont pas encore réclamées aux autres copropriétaires. Le syndic n’a pas besoin du vote de l’assemblée pour engager une procédure simple de recouvrement, ce qui ne le dispense pas d’agir en concertation avec le conseil syndical. Les frais de recouvrement d’une créance sont imputables au seul copropriétaire débiteur.
Les autre procédures
Différentes procédures sont envisageables pour recouvrir les charges impayées :
- déclaration au greffe du tribunal d’instance (réservée aux dettes ne dépassant pas 4 000 €);
- injonction de payer;
- inscription d’une hypothèque sur le lot du copropriétaire débiteur;
- saisie conservatoire sur les loyers si le logement est loué;
- saisie-arrêt sur une partie du salaire, fixée par décret;
- saisie sur compte bancaire;
- saisie mobilière;
- saisie immobilière (réservée aux cas extrêmes).
Le choix de la procédure dépendra de l’importance de la créance, des biens qui peuvent être saisis, et aussi de l’attitude, coopérative ou non, du copropriétaire. Le tribunal compétent est toujours celui de l’endroit où se situe l’immeuble, même si le débiteur a déménagé..
Bon à savoir
LA CONSULTATION DES COMPTES
Tout copropriétaire a la possibilité de consulter les comptes une fois par an avant l'assemblée générale. Le syndic doit prévoir au moins un jour ouvré entre la date de convocation et la tenue de l'assemblée pour mettre à la disposition des copropriétaires les comptes et les pièces justificatives. L'assemblée générale est libre de prévoir elle même les modalités de la consultation en fixant la date de contrôle en présence du conseil syndical chez le syndic.
AVANCE DE TRÉSORERIE
Le règlement de copropriété peut prévoir une avance de trésorerie, qui ne peut excéder 1/6 du budget des charges courantes. À défaut, l’assemblée peut voter cette réserve à la majorité de l’article 26. Mais cette réserve n’est pas destinée au règlement de travaux. C’est un fonds de prévoyance non affecté.
PLAN COMPTABLE TYPE
Les cabinets de syndic utilisent un plan comptable type, ce qui simplifie la tenue des comptes et leur contrôle, ainsi que le passage d’un syndic à un autre. Une exception est prévue pour les petites copropriétés (notamment celles qui font appel au bénévolat), qui peuvent se contenter de tenir une comptabilité simplifiée, Il faut, dans ce cas, que le syndicat ait moins de 10 lots et un budget moyen inférieur à 15 000€.